Ana Clara Fernandes
Apesar de não ser desejado por ninguém, o retrabalho é uma atividade que está presente na rotina de qualquer operação. Precisar revisar alguns processos e refazer algumas atividades faz parte do trabalho, mas quando isso acontece de maneira constante é um problema.
Além de prejudicar o andamento da operação, o retrabalho também causa queda de produtividade e aumenta os gastos de um negócio. Por isso, é importante estar com processos bem definidos e evitar esse tipo de situação.
No artigo de hoje você vai entender o que é o retrabalho, como ele pode prejudicar o seu negócio e, claro, como você pode evitá-lo.
O que você vai aprender:
O que é retrabalho?
O retrabalho é o ato de refazer uma atividade que já havia sido concluída. Isso normalmente acontece quando a atividade que precisou ser refeita não atingiu o objetivo esperado, ou apresentou erros. Como citamos anteriormente, refazer algumas atividades fazem parte do trabalho, mas isso não pode acontecer com muita frequência.
O retrabalho se encaixa em atividades de todos os tipos, sejam elas grandes ou pequenas. O esforço necessário para alinhar essas atividades e fazer tudo de novo vai depender da complexidade de cada tarefa.
Por isso, o cenário ideal é fazer a operação funcionar sem precisar voltar em tarefas que já foram finalizadas.
Qual o impacto do retrabalho na sua operação?
Expliquei o que é o retrabalho e falei que ele pode gerar consequências ruins para a sua operação.
Mas, quais são essas consequências?
A resposta para essa pergunta pode ser vista mais abaixo. Separei os principais problemas que o retrabalho pode causar no seu negócio, confira:
1. Queda de engajamento
Anteriormente afirmei que o retrabalho causa queda na produtividade da operação, mas ele também prejudica o engajamento da equipe.
Pense bem, se você precisa voltar para refazer uma tarefa você vai gastar um tempo nesse processo que poderia estar sendo usado para executar outra tarefa. Ou seja, você está, de certa forma, desperdiçando um tempo valioso para fazer uma coisa que já foi feita.
Esse processo gera frustração na equipe e isso faz com que o engajamento despenque. O processo de refazer tarefas não é divertido e isso acaba sendo refletido no ambiente organizacional.
Esses são impactos muito negativos para qualquer negócio, já que a queda de engajamento transforma o ambiente organizacional em um ambiente tenso e desconfortável e a queda de produtividade pode afetar até os ganhos da operação.
Se quiser entender mais sobre o impacto da produtividade em um negócio, você pode ler outro artigo do blog: “Como aumentar a produtividade da sua operação”. Nele você vai entender a importância de manter a produtividade alta e como você pode fazer isso. Basta clicar aqui para ler!
2. Tempo e dinheiro perdidos
Você já ouviu a expressão “Tempo é dinheiro”? . Pois é, no mundo dos negócios ela é verdadeira. Citamos acima que o retrabalho faz com que você e/ou os membros de uma equipe gastem o tempo que poderiam estar desenvolvendo coisas novas fazendo uma tarefa que já foi feita.
O que isso significa?
Isso significa que o tempo gasto no retrabalho foi perdido para a operação. Isso não prejudica apenas a produtividade e o ânimo de quem está trabalhando, isso faz com que as metas estabelecidas dentro da empresa sejam prejudicadas.
Imagine que você é um vendedor de crédito consignado e tem como meta digitar 10 propostas de venda novas por dia. Hoje você não conseguiu bater sua meta porque descobriu que as propostas que você havia feito no dia anterior precisavam ser refeitas. Isso significa que você entrou em contato com menos clientes e vendeu menos.
Viu como o retrabalho afeta muito mais do que só a produtividade?
3. Aumento de custo
Esse tópico complementa o anterior. Se você está perdendo dinheiro por conta do retrabalho, você está gastando mais para fazer a sua operação funcionar. A ideia é que você consiga manter o seu negócio funcionando bem e gastando pouco, mas se você precisa refazer várias atividades essa não é a mais a sua realidade.
4. Queda na qualidade
Refazer a mesma atividade várias vezes é um processo muito desgastante e, como o retrabalho gera uma queda de engajamento da equipe, a qualidade do trabalho feito também não será mais a mesma.
5. Aumento na insatisfação do cliente
Bom, para entender este tópico você precisa pensar em todos os fatores que foram explicados acima. O retrabalho causa queda de produtividade, de engajamento, aumento de custo e queda de qualidade.
Isso tudo vai impactar o cliente também, já que ele vai sentir que sua operação não está funcionando na velocidade ideal, que o atendimento também não acontece da maneira como ele espera, etc.
Ter uma operação que está cheia de gargalos, ou seja, cheia de obstáculos que dificultam a realização e finalização das tarefas afeta o consumidor também. O retrabalho vai impactar de maneira indireta a experiência do cliente.
A experiência do cliente é todo o contato que o cliente tem com a sua operação. Não importa em qual fase da jornada de compra esse cliente está, se ele entrou em contato com a sua marca em algum momento, a experiência do cliente com a sua marca já começou para ele. Por isso, é importante garantir que o público vai ter uma boa impressão da sua marca e que as expectativas que esse público tem vão ser atendidas.
Você pode saber mais sobre a experiência do cliente em outro artigo, para acessar é só clicar aqui.
Principais causas do retrabalho
Não adianta falar tudo que o retrabalho pode causar em um negócio e não falar o que causa o retrabalho, certo?
Os principais motivos para o retrabalho dentro de uma operação estão ligados ao planejamento e a comunicação.
Se o planejamento não acontece de forma organizada e com frequência, fica mais difícil realizar as tarefas do trabalho. O planejamento faz com que você e sua equipe consigam agir de maneira mais assertiva, tendo mais previsibilidade para os próximos passos.
Além disso, o planejamento também permite que cada atividade que precisa ser feita seja esclarecida e revisada antes da ação. E adivinha, isso reduz bastante o tempo de produção e o número de erros.
Quando a comunicação não acontece de forma clara e constante, é comum que as pessoas tenham dificuldade de entender as tarefas que precisam realizar e isso resulta em erros e atrasos na operação.
Claro, existem outros fatores que podem resultar em retrabalho, como um erro externo, mas esses você não pode controlar. Por isso, alinhe a sua operação e a sua equipe de maneira clara e objetiva para fazer com que o seu negócio funcione a todo vapor.
Continue a leitura, vou te explicar como você pode evitar o retrabalho!
Como evitar o retrabalho
Agora que você já entendeu o que é o retrabalho, os impactos que ele causa em um negócio e suas principais causas, está na hora de entender como evitá-lo.
Separei aqui algumas dicas que vão te ajudar a acabar de vez com o ato de refazer atividades e vão ajudar a sua operação a funcionar melhor!
Confira:
1. Organize os processos
Falamos acima que a falta de planejamento é uma das principais causas do retrabalho em uma operação. Então, organize todos os seus processos e elabore um plano de ação que deve ser seguido durante um determinado período.
Estabeleça também as metas que você deseja alcançar realizando essas atividades que estão no seu planejamento. Isso facilita a visualização da tarefa e ajuda a compreender qual a sua importância e como você deve realizar a atividade.
2. Padronize processos
Assim como a organização e o planejamento, a padronização ajuda bastante quando o assunto é minimizar erros. Se você tem um padrão a seguir é muito mais fácil realizar uma tarefa, já que você não precisa descobrir como você vai fazer para executar essa atividade do zero.
Essa dica é muito útil para quem trabalha com mais pessoas, já que cada pessoa entende a tarefa de um jeito e vai realizar essa tarefa da maneira que achar mais adequado. Com a padronização, as interpretações ficam mais alinhadas e a execução também.
3. Distribua tarefas
Essa dica funciona para quem trabalha com mais pessoas, faz parte de uma equipe. A distribuição de tarefas é uma ótima maneira de colocar todas as pessoas que fazem parte da equipe para trabalhar de forma saudável, sem sobrecarregar ninguém. Isso vai fazer com que as pessoas estejam mais dispostas e façam o trabalho com mais atenção, diminuindo a probabilidade de erros durante a execução.
4. Estabeleça uma comunicação aberta
A falha na comunicação é um dos grandes vilões da produtividade e do trabalho bem feito. Então, trabalhe a comunicação dentro da sua operação. Converse com os membros da equipe e explique a importância de cada tarefa, mostre como ela pode afetar o resultado final e deixe a porta aberta para as pessoas perguntarem e tirarem dúvidas a qualquer momento.
5. Qualifique a equipe
Uma forma de garantir que todas as tarefas estão sendo feitas da melhor maneira possível e que sua equipe possui todas as habilidades necessárias para desempenhar o trabalho, é importante investir em qualificação.
Isso também vale para pessoas que trabalham de forma autônoma, quanto mais qualificado você for, mais fácil o trabalho fica.
6. Tenha apoio tecnológico
Ter apoio de softwares podem te ajudar a cumprir alguns itens dessa lista. Se você escolher o software adequado vai conseguir organizar e gerenciar suas tarefas dentro de um lugar só, fazendo com que os processos que devem ser seguidos fiquem mais claros para todos.
Além disso, você pode ter acesso a dados importantes sobre a operação, como resultados de vendas e de produtividade. Isso vai te dar mais clareza na hora de pensar as estratégias da sua operação e vai te ajudar a mitigar erros.
Se você quiser aprofundar seus estudos sobre retrabalho ainda mais, pode ler o livro Rework de Jason Fried e David Heinemeier, fundadores da Basecamp. O livro é um best seller do New York Times e revela como você pode ser mais produtivo e eficiente dentro do seu trabalho. Você pode encontrar a obra na Amazon.
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