Como aumentar a produtividade da sua operação

Nós estamos sempre buscando alternativas para aumentar nossa produtividade, certo? Saber que estamos conseguindo fazer um bom trabalho e estamos alcançando nossas metas é essencial para o nosso sucesso!

Por isso, é importante encontrar formas de ser produtivo sem perder a qualidade do trabalho feito. Neste artigo você vai entender melhor o que é a produtividade, como ela pode impactar o seu trabalho e como ser uma pessoa mais produtiva mantendo a qualidade de suas entregas.

O que é produtividade e como ela afeta seu trabalho

Quando falamos em produtividade estamos nos referindo a fazer o máximo possível gastando pouco tempo e poucos recursos. Contudo, é preciso também pensar na qualidade do serviço quando essa lógica é levada em consideração.

Por exemplo:

Você possui uma operação de venda de crédito consignado e a meta dessa operação é fechar 40 vendas por dia. Isso significa que você precisa entrar em contato com várias pessoas e tentar fechar várias vendas, então você pode usar uma discadora automatizada para tornar esse processo mais rápido. Mas, se você não fizer contato com o público adequado, os resultados não serão alcançados e a rapidez que a discadora proporciona não vai te tornar mais produtivo.

Então podemos dizer que a produtividade também está ligada à qualidade do trabalho feito. Para isso, é importante entender quais as tarefas que você precisa realizar e como elas se encaixam dentro do seu dia de trabalho, qual tarefa é mais urgente, qual deve ser feita primeiro e etc. Fazendo isso, você consegue planejar melhor o seu dia, eliminar qualquer tempo ocioso, fazer suas tarefas com qualidade e alcançar a tão sonhada produtividade.

Produtividade individual x Produtividade coletiva

A produtividade no trabalho nem sempre é individual, em muitos casos dependemos de uma toda uma equipe de pessoas para alcançar nosso resultado final. Então, qual a diferença entre a produtividade individual e a produtividade coletiva?

A produtividade individual está ligada ao seu trabalho e como você entende as suas tarefas, como fazer cada demanda e em quanto tempo. Isso significa que a produtividade individual exige bastante disciplina e autoconhecimento, afinal, você não vai conseguir analisar o seu trabalho se não souber organizá-lo e não souber qual o seu ritmo de trabalho.

A produtividade coletiva está ligada à equipe que está atuando junto com você. Nesse caso, é importante que os gestores dessa equipe entendam como cada integrante do time funciona e quantas demandas essas pessoas conseguem lidar no dia. Isso vai fazer com que ele, gestor, consiga dividir as tarefas de maneira mais assertiva entre os integrantes.

Uma boa forma de fazer a produtividade coletiva aumentar é entender que todas as pessoas que fazem parte da equipe trabalham para um só objetivo. É claro que em casos de trabalho em equipe a produtividade individual também causa grande impacto no dia a dia do time. Quando um dos integrantes está com a produtividade baixa, ele sobrecarrega o resto da equipe que acaba não conseguindo trabalhar de maneira 100% eficiente.

Então, mesmo que você faça parte da equipe, você precisa conseguir ser produtivo individualmente para colher bons frutos.

Como melhorar a produtividade individual

Agora que você já entendeu a diferença entre a produtividade individual e a produtividade coletiva, separamos algumas dicas para te ajudar a ser mais produtivo.

• Faça listas das suas tarefas para ajudar a visualizar tudo que precisa ser feito no dia.
• Comece a cronometrar o tempo que você gasta em cada tarefa.
• Faça pausas planejadas durante o dia.
• Seja realista com o tempo que cada tarefa leva para ser concluída.
• Estabeleça metas alcançáveis.
• Saiba priorizar o que é urgente quando o planejamento do dia der errado.

Essas dicas podem parecer simples, mas esses são pequenos passos que você pode dar que vão causar um grande impacto na sua rotina de trabalho.

Como melhorar a produtividade coletiva

Agora, separamos algumas dicas que vão te ajudar a melhorar a produtividade da sua equipe.

Confira:

• Delegue atividades, você não precisa cuidar de todas as tarefas da sua operação. Cuide apenas do que deve ser feito por você e delegue o resto, assim você vai conseguir fazer muito mais atividades e com muito mais qualidade.
• Faça a estruturação das tarefas de forma visual, isso vai facilitar o entendimento da equipe.
• Mantenha um diálogo aberto com todos os membros da equipe.
• Incentive o diálogo entre integrantes.
• Participe de forma ativa da solução de problemas dentro da equipe.
• Esteja disposto a ouvir sugestões de melhoria.
• Leve o tempo de descanso e descontração em conta quando fizer o planejamento.
• Lembre que você controla tarefas e não pessoas. Você precisa entender apenas a prioridade das tarefas e qualidade das entregas e não como as pessoas fazem para executar uma atividade.
• Aposte em ferramentas que podem facilitar a comunicação e a visualização de tarefas.

Com essas dicas você terá mais facilidade de planejar o trabalho da sua equipe e vai conseguir fazer com que esse trabalho seja ainda mais efetivo. A produtividade é construída dentro de uma organização, então comece a fazer isso dentro do seu negócio.

Por que sua operação é pouco produtiva?

Você já entendeu como a produtividade é essencial para fazer com que o seu trabalho e da sua equipe seja mais assertivo e os resultados desse trabalho sejam positivos. Agora, vamos te mostrar as principais causas da baixa produtividade dentro de uma operação.

Desorganização

A falta de organização de tarefas e do ambiente de trabalho pode afetar muito o funcionamento de uma operação. Por isso, nas dicas que demos acima falamos sobre planejar as tarefas que devem ser feitas e montar o planejamento de maneira visual. Isso faz com que todo o trabalho aconteça de maneira mais ordenada e ajuda a aumentar a produtividade.

Metas inalcançáveis

Falamos sobre definir metas alcançáveis quando demos dicas de como aumentar a produtividade individual, mas essa dica também vale para equipes. Quando você define metas que não são alcançáveis você desanima sua equipe, já que gera uma sensação de derrota nos integrantes da equipe. Sempre temos objetivos grandes que queremos e precisamos conquistar, mas o trabalho por trás pode ser dividido em metas menores, isso vai levantar o ânimo da equipe e consequentemente aumentar a produtividade.

Ambiente de trabalho

Como citamos anteriormente, o ambiente de trabalho pode afetar muito a produtividade de uma equipe. Geralmente ambientes barulhentos e desorganizados dificultam a concentração, além disso, quando o ambiente é desconfortável e sujo é muito mais difícil trabalhar. É possível prezar pela organização do local de trabalho e até dividir pequenas tarefas de limpeza como colher o lixo, entre os funcionários. Também é importante, se possível, separar um lugar de descanso dentro da empresa, assim os funcionários têm um lugar para descansar e voltar para o trabalho com gás total.

Falta de responsabilidade

Quando as pessoas não entendem de quem é a responsabilidade da tarefa que precisa ser feita, a produtividade despenca. É preciso definir quem é responsável por cada tarefa, assim os integrantes da equipe conseguem focar em uma determinada ação e seguir com ela até o final.

Tecnologia

A falta de apoio tecnológico pode prejudicar muito o andamento da sua operação. A produtividade é sobre fazer o máximo possível em menos tempo e com qualidade, lembra? Isso significa que a produtividade está ligada a otimização de processos e isso pode ser alcançado de maneira mais funcional e rápida usando de apoio tecnológico.

Técnicas para aumentar a produtividade

Existem algumas técnicas que podem te ajudar a ser mais produtivo e podem ser aplicadas dentro de equipes também.

Técnica Pomodoro

A Pomodoro é uma técnica que ficou popularmente conhecida, ela consiste em marcar o tempo que você deve focar em uma atividade sem interrupções. Ela também delimita quanto tempo você terá de pausa depois disso.

Imagine que você precisa atualizar os dados de uma lista de clientes e precisa concluir essa tarefa com urgência. Usando a Pomodoro você vai ajustar o cronômetro para 25 minutos e vai passar todo esse tempo focado nessa atividade. Depois, você terá 5 minutos de descanso. Você pode repetir esse ciclo quatro vezes, depois de quatro ciclos completos você pode fazer pausas maiores.

Essa é uma ótima técnica porque ela te ajuda a fazer pausa e descansar e, convenhamos, ninguém fica concentrado 100% do tempo, certo? Então, com as pausas programadas você consegue “desligar” um pouco do trabalho sem perder o controle.

GTD

GTD é uma sigla para a palavra Getting Things Done, ou em português, Fazer as Coisas Acontecerem. Essa técnica foi inventada por David Allen que escreveu um livro sobre ela, visando ajudar pessoas a aumentarem os seus níveis de produtividade.

Allen afirma que é preciso vencer a dificuldade que temos de iniciar as tarefas para que seja possível focar na execução, por isso ele criou o GTD.

Para usar a técnica é preciso seguir alguns passos:

1º Coleta

Nesse estágio você precisa passar para o papel tudo que precisa ser feito. Todas as tarefas e ações que você precisa fazer para alcançar sua meta.

2º Esclarecer ou Processar

Nesse ponto você vai entender todas as tarefas que precisam ser feitas e a urgência delas. Nesse ponto você também decide o que deve ser feito por você, o que pode ser delegado e quanto tempo cada tarefa pode levar.

3º Organizar

Depois de definir quais tarefas você precisa realizar e qual o tempo que cada uma vai levar, você precisa organizá-las de uma maneira que seja fácil para visualizar a prioridade, o tempo e o que deve ser feito.

4º Revisar ou Refletir

Nesse momento você vai revisar todo o seu planejamento e avaliar se nada está ficando de fora. Isso também vai te ajudar a atualizar o planejamento sempre que necessário.

5º Executar

Chegou a hora de colocar a mão na massa. Coloque tudo que planejou em prática e lembre-se de fazer constantes avaliações sobre o funcionamento do seu plano. Você pode mudar tudo que não estiver funcionando, procure melhorar sempre.

Você pode saber mais sobre essa técnica assistindo a um vídeo do seu criador, David Allen, no Youtube, é só clicar aqui.

Flow Time

O Flow Time ou Tempo Fluído é uma técnica parecida com a Pomodoro, ela consiste em definir um período de foco total em uma atividade. Mas, diferente do Pomodoro, o tempo de concentração pode variar de 10 a 90 minutos, dependendo do seu nível de concentração.
Então, se você tiver definido 25 minutos para fazer uma atividade, como exemplificamos na Pomodoro e o tempo acabar enquanto o seu nível de concentração está alto você pode continuar fazendo a tarefa e adicionar mais tempo ao cronômetro.

Você também pode parar o cronômetro caso sua produtividade esteja baixa durante o tempo de produção. Assim você consegue descansar e voltar para a execução mais disposto. O tempo de descanso pode variar de 5 a 20 minutos ou mais, caso você sinta que precisa de mais tempo para descansar.

3 ferramentas que podem te ajudar a ser mais produtivo

Cold Turkey

O Cold Turkey é uma ferramenta que bloqueia sites que podem ser fontes de distração. Por exemplo, você pode sentir que as redes sociais ou sites de entretenimento podem atrapalhar sua produtividade, então basta usar o Cold Turkey para bloquear essas páginas e parar de ter distrações.

Evernote

O Evernote é um aplicativo de anotações que permite que você organize todos os seus projetos de maneira simples e objetiva. Esse é um aplicativo bem fácil de usar e que pode ajudar não só na organização do trabalho como também na organização da vida pessoal.

CRM

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou em português Gestão de Relacionamento com o Cliente e é um sistema que visa promover a satisfação do cliente por meio de estratégias de análise, gestão e automatização de dados. Existem vários no mercado e se você escolher a ferramenta correta pode otimizar sua operação.

Relatórios de produtividade podem impulsionar sua equipe

Além de técnicas e ferramentas, é importante manter um controle da produtividade da sua operação. Assim você consegue saber o que deve ser melhorado. Para isso, é importante contar com relatórios de produtividade que vão revelar o desempenho de cada setor de uma organização. Por isso, é necessário registrar dados sobre os processos internos de cada setor e analisar os resultados encontrados.

Os relatórios possibilitam que o gestor de uma empresa tenha mais controle de sua operação, além de proporcionar uma grande melhora no trabalho da equipe, já que os processos problemáticos são identificados de forma rápida e solucionados.

Como fazer relatórios de produtividade?

Primeiro é preciso estabelecer métricas de avaliação. Para isso, é preciso levar em conta os detalhes do trabalho como, qual o responsável pelo setor, qual a atividade principal daquele setor, quanto tempo é gasto na mesma atividade e etc.

Se você quer avaliar o atendimento da sua empresa, por exemplo, você precisará pensar no objetivo do contato, tempo médio de contato, quantos contatos foram feitos, resultado do contato, detalhes sobre o contato como hora, tipo de número e muito mais.

Assim, os relatórios serão elaborados de acordo com o seu objeto de análise.

CRM da Start Consig pode ajudar

As nossas soluções de CRM foram pensadas para pessoas que trabalham no mercado de crédito consignado. Todas contam com uma interface amigável e fácil de utilizar e você consegue fazer a gestão de toda a sua operação dentro de um lugar só! São três tipos de sistemas e atendem pessoas que trabalham sozinhas até grandes equipes.

Você vai conseguir fazer consultas manuais ilimitadas, simular e digitar propostas e até fazer contato com os clientes por meio de SMS ou discadora automatizada em poucos minutos! Além de otimizar o seus processos, nossas soluções também ajudam a manter o controle de produtividade da sua operação, já que oferecem três tipos de relatórios diferentes que vão te dar uma visão mais ampla do seu negócio.

Os relatórios são:

Relatório de Produção:

Com ele é possível obter as informações de desempenho dos vendedores e ter maior controle das vendas da sua empresa. Além disso, você pode analisar o desempenho por período, por vendedor ou por produto. Essas informações vão ajudar o seu processo de planejamento estratégico e de tomada de decisão.

Relatórios de Registro de Contato:

Com esse relatório você consegue acompanhar todos os contatos que foram registrados no sistema, além de obter informações sobre cada contato. É possível então acompanhar o andamento de cada contato, seu resultado e todas as movimentações que foram realizadas com aquele determinado cliente. Esse documento possibilita que você acompanhe o fluxo de trabalho da sua empresa e faça uma gestão eficiente.

Relatório de Vendas:

Esse relatório permite que você acompanhe toda a evolução da sua esteira de vendas, dando informações sobre vendas diárias, vendedores e equipes. Você também consegue visualizar o ranking diário de cada vendedor, metas diárias alcançadas, status de propostas e acúmulo total de vendas por mês. Essas informações são imprescindíveis para uma empresa de crédito consignado melhorar as suas vendas.

Viu como um bom sistema de CRM pode transformar a sua operação? Entre em contato com um de nossos consultores e saiba mais sobre nossos produtos!

Continue acompanhando nosso conteúdo para mais dicas sobre otimização e aumento de produtividade.